Noch bevor sich unsere Helferinnen und Helfer auf den Weg zu ihren Einsatzstellen aufmachen, um den Menschen vor Ort zu helfen, findet bereits im Vorfeld eine Organisation im Ortsverband (OV) statt. So müssen die jeweiligen Einsatzaufträge an die entsprechenden Führungskräfte weitergeleitet, Rücksprache mit dem Anforderer geführt und die Helferinnen und Helfer kontaktiert werden. Dazu erfolgt noch die verwaltungstechnische Abwicklung des Einsatzes - das Anlegen des Einsatzes in der EDV (THWin), die Ausfertigung und Weitergabe der Einsatzmeldungen sowie nach Rückkehr der Einheiten der Einsatzabschlussmeldungen.
Hierfür wird im Ortsverband der sogenannte "Leitungs- und Koordinierungsstab (LuK OV)" gebildet. Dieser setzt sich aus Mitgliedern des OV Stabes und freien Führungskräften zusammen.
Auch während des laufenden Einsatzes steht der LuK OV zur Verfügung, um u.a weitere Einheiten anzufordern, Verpflegung oder benötigtes Material zu organisieren. Für diese Aufgaben steht der LuK im OV die Einsatzzentrale zur Verfügung. Diese besteht aus zwei PC Arbeitsplätzen mit Funkgeräten, einer Lagekarte sowie einer Büroaustattung mit allen wichtigen Einsatzdokumenten und -informationen.
